La necesidad...

Tal vez hoy más que nunca, las empresas e instituciones son conscientes de la necesidad e importancia de ofrecer a su talento humano alternativas de formación acordes con las políticas y metas organizacionales, así como con las expectativas e intereses de sus colaboradores. Teniendo en cuenta las principales ventajas de los esquemas de formación virtual (e-learning, b-learning y m-learning), por ejemplo la flexibilidad de tiempo y de ubicación (en cualquier momento y desde cualquier lugar), el entorno empresarial e institucional se convierte en beneficiario directo de tales estrategias de formación apoyadas en plataformas y canales virtuales.

Prueba de los beneficios mencionados, es el creciente mercado de soluciones virtuales para la formación, ya no solo dirigidas a instituciones educativas (universidades, colegios, institutos, etc.), sino también al sector empresarial y corporativo, con grandes oportunidades y expectativas en áreas como:

• Procesos de inducción y reinducción (estructura organizacional, procesos empresariales, cultura corporativa, etc.).

• Fuerza de ventas y mercadeo (catálogo de productos y servicios, estrategias, beneficios, etc.).

• Mesa de ayuda (soporte y atención al usuario).

• Iniciativas de responsabilidad social.

• Competencias transversales y soft-skills (habilidades blandas).

Los procesos de formación empresarial dirigidos al desarrollo de competencias del talento humano de una organización, pueden analizarse y clasificarse según su fuente, en dos grandes grupos: internos y externos. En el primer caso, personal especializado de la misma empresa desarrolla e imparte los distintos programas de formación dirigidos a los empleados o colaboradores. En el segundo caso, bajo esquemas de subcontratación, un tercero (persona o empresa experta), diseña y desarrolla el proceso de formación de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la organización.

El problema...

El decidir entre las dos alternativas descritas (internos o externos) obedecerá, entre otras, a las siguientes variables: temáticas de la formación, tamaño de la organización, confidencialidad de la información, costo del programa de formación y disponibilidad de expertos. En cualquiera de los dos esquemas, las ventajas de incorporar los beneficios de la formación virtual a los procesos de capacitación y entrenamiento del talento humano son evidentes. Sin embargo, cuando alguna de las dos empresas mencionadas (la destinataria del programa o su proveedor de formación) decide emprender la implementación de un Ambiente Virtual de Aprendizaje (AVA) que soporte sus procesos y metodologías, se ve enfrentada a complejas e importantes decisiones de carácter técnico, organizacional y financiero, que pueden esbozarse en las siguientes preguntas, sin pretender presentar un listado exhaustivo de las mismas:

• ¿Qué plataforma (hardware y software) requiere el AVA (Ambiente Virtual de Aprendizaje) que nuestra empresa necesita y cuánto nos cuesta?

• ¿Cuánto nos costará adquirir la plataforma requerida? ¿Cuánto nos costará su mantenimiento y administración?

• ¿Cuántos usuarios debe soportar nuestro AVA? ¿Qué sucede si nuestra plantilla de personal crece o disminuye? ¿Debo adquirir una nueva plataforma?

• ¿Cuánto nos cuesta la infraestructura tecnológica subutilizada cuando solo parte de nuestros empleados hacen uso del AVA?

• ¿Qué pasa en caso de pérdida o daño de la plataforma que soporta nuestro AVA? ¿Cuánto nos cuesta un plan de contingencia de la misma?

• ¿Cada cuánto debemos actualizar la plataforma tecnológica y cuánto nos cuesta?

• ¿Quién dará soporte técnico a nuestros empleados?

• ¿Qué pasa con nuestra inversión en equipos de cómputo y licencias de software si la estrategia de formación virtual no resulta exitosa y se cancela? ¿Perderemos la inversión? 

Estas y otras preguntas, podrían ser resueltas con relativa facilidad por las grandes empresas que cuentan con departamentos especializados, e incluso con centros de datos corporativos, sin embargo, para la mayoría de pequeñas y medianas empresas, podrían significar un reto enorme e incluso una barrera en el momento de tomar la decisión de incorporar los beneficios de la formación virtual a sus procesos de gestión del talento humano.

Es necesario resaltar que esta problemática no se describe de forma exclusiva para las empresas que deciden implementar de forma directa ambientes virtuales de aprendizaje, sino también para las empresas y profesionales especializados en prestar servicios de formación y desarrollo de talento humano a otras empresas o instituciones. Es el caso de empresas consultoras expertas en determinadas áreas de formación, que podrían complementar su oferta de servicios incorporando los beneficios de la formación virtual, pero a las que el variante número de usuarios (según la cantidad y tamaño de sus clientes) y las posibles incertidumbres técnicas (área del conocimiento distinta a la de su negocio), les generan dificultades y barreras para implementar este tipo de alternativas.

De forma adicional a la problemática descrita en los anteriores párrafos, el Ambiente Virtual de Aprendizaje implementado por la empresa (beneficiaria o proveedora de la formación) deberá cumplir con dos características relevantes para los procesos de formación al interior de la organización: a) promover el aprendizaje colaborativo y autónomo a través de herramientas que faciliten la identificación, interacción y participación de los usuarios (los empleados en formación), y b) contar con un esquema de soporte a usuarios que permita resolver de forma ágil las dificultades que se les puedan presentar durante el uso de la plataforma.

La solución...

La computación en la nube o cloud computing, ofrece importantes beneficios potenciales para la mayoría de procesos empresariales, sin ser la excepción los procesos de gestión del talento humano, y entre estos la formación y desarrollo del mismo. Entre los principales beneficios de este esquema de provisión y contratación de servicios computacionales, se encuentran: 

• Eliminación de gastos asociados al montaje, operación y mantenimiento de centros de datos (equipos servidores y sus respectivos enlaces de conectividad, redundancia eléctrica, sistemas de seguridad, etc.).

• Eliminación de los riesgos y umbrales asociados a proyecciones y previsiones para la adquisición de infraestructura, ya que ahora solo se paga lo que se usa (pay as you go).

• Aprovechamiento de las economías de escala, ya que permiten a pequeñas empresas acceder a bajo costo, a infraestructura tecnológica antes solo disponible para grandes organizaciones.

• Cambio de costos fijos e inversiones (amortizaciones), por gastos variables, con la consecuente reducción del riesgo y aumento en la precisión de los presupuestos de operación.

Con base en estos elementos, la solución propuesta puede describirse a través de un esquema modular de tres capas: a) Infraestructura b) Sistema AVA y c) Servicios AVA, todas estas integradas y articuladas de tal forma que para la organización constituyen una única solución. A continuación se describen las capas mencionadas:

1. Infraestructura. Hace referencia a equipos servidores, sistemas operativos, bases de datos, sistemas de seguridad, sistemas de balanceo de carga, centros de datos y demás elementos necesarios para garantizar que el AVA se encuentre disponible en internet 7x24 y en óptimo funcionamiento.

2. Sistema AVA. Hace referencia a los componentes de software que integran el ambiente virtual de aprendizaje: Integración de LMS + CMS + Social Networking + e-portafolio + Helpdesk.

3. Servicios AVA. Hace referencia a los servicios provistos por personal especializado bajo esquemas de autoservicio o servicio por demanda, entre estos: administración de usuarios, actualización de contenidos y soporte técnico.

La propuesta de valor y principal ventaja competitiva de esta solución, radica en dos aspectos:

1. La simplificación para la organización de múltiples y complejos procedimientos técnicos, operativos y logísticos, traducidos en un esquema de precios simple y claro, en el cual través de una tarifa usuario/mes se accede a las herramientas y servicios que constituyen las tres capas modulares descritas anteriormente (transferencia del riesgo).

2. Flexibilidad y agilidad del esquema de contratación y uso del ambiente virtual de aprendizaje y su infraestructura y servicios anexos, de tal forma que este sistema se adapte oportunamente a las necesidades de los procesos de formación de la organización, y no estos a la disponibilidad o capacidad de dicho sistema. Esto bajo la premisa de pago por uso (pay as you go).

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